Les 5 coûts invisibles des modules de recrutement SIRH

12 juillet 2024

Temps de lecture : 7 min

Les équipes d’acquisition de talents ou de recrutement sont souvent rattachées aux ressources humaines (RH). Toutefois, cela ne signifie pas qu’elles doivent utiliser les mêmes systèmes pour mener à bien leurs missions. Les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH), qui gèrent la paie, les avantages sociaux et la gestion des performances, n’ont pas la même vocation que les outils de suivi des candidatures (ATS), destinés à attirer et gérer des milliers de candidats potentiels.

Une approche systémique qui regroupe l’acquisition de talents et les ressources humaines via des modules de recrutement intégrés aux SIRH peut nuire à votre capacité à recruter les meilleurs talents de manière efficace. Tous les systèmes ne se valent pas : ce qui semble être une bonne affaire en apparence peut engendrer des coûts cachés lorsqu’on le compare à un ATS “best-of-breed”.

1. Une mauvaise expérience candidat

L’expérience candidat offerte par les modules de recrutement du type SIRH est souvent décriée sur les réseaux sociaux notamment concernant :

l’obligation pour les candidats de créer des identifiants distincts pour chaque entreprise alors même que celles-ci utilisent toutes le même SIRH ;
l’impossibilité pour le candidat de garder une trace des différents mots de passe utilisés pour chaque entreprise (c’est aussi le cas pour les outils de gestion des mots de passe qui ont généralement des difficultés à gérer les sous-domaines) ;
une extraction des informations du CV incomplète qui oblige les candidats à (res)saisir manuellement des informations ;
des menus déroulants qui ne couvrent pas toutes les options, forçant les candidats à choisir des informations incorrectes ;
un processus de candidature trop long (généralement 15 minutes ou plus, alors que cela devrait prendre moins de cinq minutes) ;
et une mauvaise image de l’entreprise en raison de la lourdeur du processus.

La méfiance envers les modules SIRH est telle que certains candidats, marqués par de précédentes expériences négatives, renoncent à postuler. Pour les profils hautement qualifiés déjà en poste, les processus de candidature trop longs sont particulièrement dissuasifs.

La mauvaise expérience candidat liée aux modules SIRH a plusieurs conséquences pour les employeurs :

un volume de candidatures réduit ;
des campagnes publicitaires moins performantes en raison du faible taux de conversion ;
une détérioration de la marque employeur alimentée par le ressentiment des candidats.

Selon l’étude de référence sur l’expérience candidat menée par ERE en 2024,

« La frustration des candidats n’a jamais été aussi forte et le ressentiment des candidats ne cesse de croître à l’échelle mondiale. » Les candidats mécontents « ne sont pas disposés à postuler à nouveau, à recommander d’autres personnes, à défendre la marque ou même à être clients d’une entreprise B2C ».

2. Des coûts de recrutement trop importants

Les économies initialement espérées grâce au regroupement des modules SIRH sont rapidement annulées par la hausse des dépenses publicitaires et le coût des systèmes complémentaires.

En raison de la mauvaise expérience candidat, les entreprises sont souvent obligées d’augmenter leur budget publicitaire pour attirer un nombre suffisant de candidats qualifiés.

Quelle offre d’emploi séduira le plus les candidats : celle qui permet de postuler en trois minutes ou celle qui nécessite 15 minutes et la création d’un identifiant ?

Une entreprise recevant moins de candidatures se retrouve avec un vivier de talents réduit, qu’elle devra compenser 1) en dépensant davantage ou 2) en laissant le poste vacant plus longtemps.

De plus, les candidats assez patients pour remplir des formulaires longs ne sont pas nécessairement ceux capables de s’adapter rapidement et d’innover pour faire avancer votre entreprise.

Systèmes complémentaires

Certaines entreprises investissent dans des modules de recrutement SIRH « superposés » pour rationaliser l’expérience candidat. Ces systèmes, qui combinent IA et automatisation, aident les candidats à postuler, à planifier des entretiens et à échanger par message tout au long du processus de recrutement.

Un module SIRH à bas coût peut rapidement devenir onéreux s’il faut ajouter des systèmes supplémentaires pour offrir les fonctionnalités natives d’une plateforme d’acquisition de talents de qualité, telles que la planification des entretiens ou encore l’envoi de SMS aux candidats.

3. Des équipes de recrutement moins performantes et insatisfaites

Dans un contexte où la recherche de rationalisation et d’efficacité est essentielle, les modules SIRH peuvent freiner les équipes d’acquisition de talents. En revanche, les systèmes optimisés qui automatisent les étapes clés du processus de recrutement permettent aux recruteurs de renforcer leurs relations avec les responsables du recrutement et les candidats, améliorant ainsi la qualité des embauches et réduisant le turnover.

70 % des collaborateurs déclarent ne pas disposer de la technologie nécessaire à leur travail quotidien.

Les systèmes simples et intuitifs peuvent également améliorer l’efficacité des recruteurs et leur permettre de traiter un volume plus important de candidatures.

Un client de SmartRecruiters a constaté que ses recruteurs étaient en mesure de gérer 26 % de candidatures supplémentaires par rapport à leur ancien système de suivi des candidatures.

La facilité d’utilisation favorise l’adoption et l’efficacité

Les équipes de recrutement sont beaucoup plus susceptibles d’adopter un outil simple et intuitif qu’un système complexe et difficile à maîtriser. SmartRecruiters a été déployé dans de grandes entreprises avec un minimum de formation pour les équipes de recrutement. Disponible en 41 langues, il répond à la majorité des besoins locaux en matière de recrutement.

JYSK, un distributeur international présent dans 52 pays, a témoigné: Il était crucial que notre nouveau système soit facile à utiliser pour les responsables du recrutement de tous nos magasins à travers de nombreux pays. Nous avons déployé SmartRecruiters grâce à une formation rapide sur smartphone et des webinaires optionnels. » Grâce à une interface intuitive pour les candidats et les recruteurs et à l’automatisation, l’équipe a pu réduire le délai de recrutement de 56 à 20 jours.

4. Des coûts de déploiement et de maintenance élevés

Le déploiement d’un ATS peut entraîner de nombreux coûts, tels que les frais de déploiement, les services de conseil et les coûts d’intégration. Les coûts de maintenance peuvent également grimper rapidement si le système nécessite une expertise technique au lieu d’un accompagnement assuré par un responsable de l’acquisition de talents, qui comprend les besoins de l’équipe de recrutement. Voici quelques coûts cachés à prendre en compte :

Configuration : la plupart des entreprises ont des besoins de recrutement spécifiques qui nécessitent une configuration personnalisée du système, ce qui est plus simple et plus rapide avec certains systèmes qu’avec d’autres. Avec SmartRecruiters, l’efficacité promise devient réalité en s’adaptant aux besoins des équipes de recrutement plutôt que d’imposer une adaptation des processus au système.
Délai d’impact : accélérer le déploiement permet d’optimiser les coûts en maximisant l’utilisation de la licence. Un ATS qui peut être déployé trois mois plus tôt qu’un autre permet d’accélérer le retour sur investissement et d’éviter de payer pour deux systèmes en même temps.
Intégrations : Les frais d’intégration de solutions tierces telles que les outils de sourcing, d’évaluation , et de vérification des antécédents peuvent rapidement s’accumuler. Les solutions comme SmartRecruiters, qui ne facturent pas de frais d’activation ou de maintenance pour ces intégrations, permettent aux entreprises de réaliser des économies substantielles.

5. Un frein à l’innovation

Un SIRH qui couvre les salaires, la comptabilité, les ressources humaines et d’autres processus back-office est essentiel pour toute entreprise. Néanmoins, les processus front-office, comme le recrutement, impliquent une interaction directe avec les utilisateurs externes et requièrent un développement logiciel différent.

Les prestataires spécialisés dans l’acquisition des talents se concentrent sur la résolution des problématiques de recrutement. Puisqu’il s’agit de leur principale source de revenus, ces fournisseurs investissent massivement dans l’assistance et la fidélisation de leurs clients et utilisent leurs retours pour innover en continu.

Voici comment les modules SIRH peuvent limiter la réactivité de la fonction d’acquisition de talents :

Avec un bon ATS flexible comme SmartRecruiters, le déploiement des mises à jour passe de quelques semaines (ou mois) à quelques minutes.
Le nombre restreint d’intégrations préexistantes avec des solutions tierces telles que les outils d’évaluation ou de vérification des antécédents peut ralentir la mise en œuvre de nouveaux outils. Grâce à un vaste réseau de partenaires mondiaux, un ATS “best-in-breed” permet de déployer rapidement des solutions innovantes et adaptées aux besoins spécifiques de chaque marché.

Être résilient dans un monde en constante évolution

Lors du déploiement de SmartRecruiters, l’équipe d’acquisition de talents de Deloitte Pays-Bas a rapidement constaté les avantages de l’automatisation, notamment l’élimination de plus de 200 points de saisie manuelle pour les recruteurs. En analysant les données relatives à la charge de travail des recruteurs sur quelques mois, l’entreprise a pu augmenter ses recrutements de 65 %. « Nous n’aurions pas été prêts à un tel changement il y a un an », a déclaré le responsable de l’acquisition des talents.N’oubliez pas : le changement nécessite du temps et une coordination étroite avec les parties prenantes. Notre article Que faire si un module HCM est déjà en place vous aidera à évaluer la rentabilité d’un nouvel ATS. Pour découvrir notre solution innovante, demandez votre démo dès aujourd’hui.